Как проводить Фотографию рабочего времени?

Фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это вид наблюдения, при котором фиксируется время, затраченное сотрудником на каждое действие во время рабочего дня, действия могут быть связанны либо не связанны с рабочими задачами. Наблюдение продолжается несколько рабочих дней, чаще без ведома сотрудника. В результате мы получаем «Карту рабочего времени»: точный срез, на какие виды деятельности и в каких пропорциях тратил сотрудник свое рабочее время. Результатом может быть и общая «Карта рабочего времени» отдела, подразделения, фирмы.

Зачем нужна Фотография рабочего времени?                                      

›   Выявление сотрудников, неэффективно использующих рабочее время

›   Изучение опыта лучших сотрудников-«звезд»

›   Получение исходных данных для разработки временных норм для каждой рабочей задачи

›  Оценка эффективности взаимодействия руководителя подразделения с подчиненными: постановка рабочих задач, делегирование полномочий, наставничество

› Разработка плана по оптимизации бизнес-процессов в компании: корректировка системы мотивации, изменение схемы подчиненности, перераспределение рабочих задач, внедрение отчетности и так далее

Как это происходит?

1.  На встрече согласовываем главную цель проведения фотографии рабочего времени и график наблюдений – наблюдатель будет присутствовать на рабочем месте в течение нескольких дней. Часы наблюдения должны быть разбросаны по рабочему дню: с утра, в середине дня, после обеда.

2.   Проводится общее совещание всех специалистов/сотрудников отдела с наблюдателем для знакомства и объявления цели присутствия его на их рабочем месте. Цель обычно озвучивается побочная к замеру рабочего времени: оценить эффективность работы с клиентами, эффективность распределения функций между специалистами, др.  Если мы составляем общую «Карту рабочего времени», где предоставляются усредненные анонимные данные, может быть названа главная цель наблюдения. Также сообщается, кому будут предоставлены полученные результаты (чаще, руководителю). Расписание работы наблюдателя лучше не сообщать.

3.     В назначенные дни наблюдатель проводит по нескольку часов в рабочей зоне сотрудников, при этом делает заметки.

4.   Далее вся собранная информация обрабатывается и предоставляется руководителю в виде отчета. В зависимости от цели отчет может сопровождаться рекомендациями.

Пример проекта

В компании проводилась фотография рабочего времени для построения общей «Карты рабочего времени» для трех отделов продаж, по четыре менеджера в каждом отделе. Цель наблюдения заключалась в установлении временных норм на различные рабочие задачи, особенно руководителей интересовало время, затраченное на прямые продажи, непосредственное общение с клиентами. Наблюдатель проводил по 2,5 часа в каждом отделе в течение рабочего дня, 7,5 рабочих часов наблюдателя в день. Наблюдение длилось 8 дней, за 2,5 часа в отделе наблюдатель фиксировал данные по двум произвольно выбранным менеджерам. На каждого менеджера по продажам выпало по 5 часов наблюдения в разное время рабочего дня.

По результатам, полученным в ходе наблюдения, была составлена общая «Карта рабочего времени», на которой были представлены средние данные по всем менеджерам. Примеры полученных данных:

›         Телефонные переговоры с  клиентами - 34 минуты (9 % рабочего времени)

›         Телефонные разговоры личные – 9 минут (1%)

›         Обмен рабочей информацией с руководителем отдела – 19 минут (4%)

›         Обмен рабочей информацией с коллегами – 22 минуты (5%)

›         Обучение менее опытных коллег – 11 минут (2 %)

›         Неформальное общение с руководителем и коллегами – 14 минут (3 %)

›         Опоздания - 14 минут (3%)

›         Работа с документами за компьютером – 84 минуты (21 %)

›         Остальные 56 % рабочего времени были затрачены на обед, перекуры, подписание документов и некоторые другие задачи.

Исходя из представленных выше данных, руководителю были рекомендованы следующие решения:

›        минимизировать работу менеджера по продажам за компьютером

›        установить нормы по звонкам клиентам не менее 20 % рабочего времени

›        установить систему штрафов за опоздания

Руководителем были предприняты следующие шаги:

›      в штат отдела введен специалист по документации, который взял на себя большую часть работы с документами всех 4 менеджеров отдела

›      нормы по звонкам клиентам были установлены и введена система штрафов за невыполнение этих норм

›      с опозданиями было принято решение не бороться, поскольку большинство менеджеров оставались после окончания рабочего дня без дополнительных компенсаций.

 

Вернуться на страницу Оценка